Náležitosti, pravidlá a podmienky certifikácie v rámci akreditácie DAkkS

Tieto pravidlá a podmienky sú platné pre certifikačné služby URS, ktoré spĺňajú medzinárodne uznávané podmienky akreditačného orgánu DAkkS.

Definícia pojmov

Certifikácia - certifikačný proces, ktorý vedie k overeniu klientovho vytvoreného štandardu a vydanie certifikátu, zvyčajne v trojročnom cykle.

Certifikačný audit - certifikačný proces, ktorý vedie k overeniu klientovho vytvoreného štandardu a vydanie certifikátu, zvyčajne v trojročnom cykle.

Audítor - osoba, ktorá vykonáva certifikačný audit tým, že navštívi klienta a vytvorí správu o audite.

Štandard - vyžadovaný štandard stanovený klientom v jeho spoločnosti.

Správa o audite - jedná sa o správu, ktorá je vyhotovená audítorom a obsahuje výsledky návštevy.

Akreditácia - jedná sa o overenie, že certifikačný orgán vykonal certifikáciu a vydá certifikát v súlade s platnou certifikáciou daného štandardu.

Počiatočná fáza - jedná sa o vstupnú fázu certifikačného procesu, ktorou začína trojročný certifikačný proces.

Monitorovací audit - každoročne opakovaná návšteva, kedy audítor vykonáva kontrolu stanoveného štandardu.

Recertifikácia - následný cyklus, zvyčajne trojročný, ktorý nasleduje po predchádzajúcom cykle, obvykle tiež trojročnom.

Práva a povinnosti URS

URS má povinnosť poskytovať služby podľa uzavretej zmluvy riadne a včas s vynaložením najväčšej možnej odbornej starostlivosti v súlade s právnymi nariadeniami súvisiacimi s poskytovanými službami.

URS má povinnosť bezodkladne písomne ​​informovať klienta o všetkých skutočnostiach a okolnostiach, ktoré boli zistené počas poskytovania služieb podľa uzavretej zmluvy a ktoré môžu ovplyvniť poskytovanie služieb.

URS bude pravidelne informovať klienta o všetkých skutočnostiach a postupoch zistených pri výkone svojej činnosti a majúci prípadný vplyv na úspešnú realizáciu predmetu zmluvy a zmenu pokynov klienta. Pokiaľ pri zabezpečovaní certifikácii URS objaví prekážky, ktoré bránia riadnej realizácii služieb dohodnutým spôsobom, okamžite informuje klienta a dohodne sa s ním na odstránení týchto prekážok.

URS zvolí audítora, ktorý je vhodný pre danú oblasť činnosti klienta. URS si však vyhradzuje právo zmeniť audítora / audítorov v záujme zabezpečenia nezávislosti a nezaujatosti, alebo ak nemôže zabezpečiť dostupnosť určeného audítora kvôli nepredvídateľným okolnostiam.

Potom, čo audítor vykoná schvaľovací audit, si URS vyhradzuje právo pozvať inú osobu, s ktorou musí byť klient vopred oboznámený, a URS o tom musí písomne ​​požiadať (emailom).

URS je oprávnené účtovať poplatok, ktorého výška bude stanovená s ohľadom na vzniknuté administratívne náklady. Žiadateľ sa zaväzuje uhradiť GMP + INTERNATIONAL registračné poplatky podľa cenníka platného pre príslušný rok.

URS má právo hodnotiť spokojnosť svojich zákazníkov prostredníctvom dotazníkov alebo elektronicky tak, aby neboli zákazníci prehnane obťažovaní.

Práva a povinnosti zákazníka

Zákazník je povinný poskytnúť URS včasné, úplné, pravdivé a jasné informácie, ktoré sú zásadné pre vecné plnenie tejto zmluvy, ak ich povaha nenaznačuje, že by si URS malo tieto informácie obstarať v rámci svojej činnosti.

Zákazník má povinnosť vytvoriť vhodné podmienky pre činnosť URS a poskytnúť URS potrebnú spoluprácu počas plnenia predmetu zmluvy.

Zákazník sa zaväzuje určiť konkrétnu osobu, ktorá sa bude zúčastňovať certifikácie a bude zodpovedná za spoluprácu klienta a URS audítorom.

Zákazník má povinnosť informovať URS o všetkých vznikajúcich skutočnostiach, ktoré môžu ovplyvniť certifikáciu, a pokračovať s plnením požiadaviek normy / noriem potrebných pre certifikáciu alebo certifikačné nariadenia. Oznámenie musí byť urobené okamžite a písomne, ak sú zmeny v systéme zásadné a ak sa týkajú napr. právneho, obchodného alebo organizačného statusu alebo vlastníctva; zmeny kľúčových manažérov; zmeny kontaktných adries a prevádzok; zmeny rozsahu prevádzkových činností zahrnutých do certifikovaného / evidovaného systému riadenia; a značné zmeny v riadiacich a procesných systémoch. Okrem vyššie uvedených zásadných zmien musia byť aj ďalšie zmeny reportované zástupcom URS počas, a to počas ďalšej plánovanej hodnotiacej / kontrolnej návštevy.

Na žiadosť URS má zákazník povinnosť povoliť URS počas pracovnej doby prístup na miesta, pracoviská, do kancelárií atď., kde je certifikácia vykonávaná, za účelom kontroly materiálov, postupov, procesov, metód testovania, záznamov a systémov, alebo za účelom zistenia, že postup pre ukončenie platnosti certifikátov bol vykonaný, ak je to nevyhnutné.

Za účelom schválenia systémov si zákazník určí zástupcu manažmentu a jedného alebo viacerých zástupcov oprávnených konať v prípade, že je hlavná poverená osoba neprítomná (a tiež náhradné poverené osoby, ak je to nevyhnutné). Tieto osoby budú zodpovedné za všetky záležitosti týkajúce sa požiadaviek certifikácie, ktoré budú oznamované príslušnému zástupcovi URS, a budú tiež podpisovať vyhlásenie počas každej návštevy URS zástupcovi, ak tak bude vyžadované, za účelom zmien postupov a iných informácií relevantných pre podmienky, za ktorých sú držiteľom certifikátu, vrátane reklamácií zákazníka.

Zákazník umožní akreditačnému orgánu alebo vlastníkovi GMP + INTERNATIONAL štandardu zúčastniť sa auditu a / alebo paralelného auditu.

V prípade zmeny systému riadenia alebo organizačných zmien je zákazník povinný aktualizovať svoju systémovú dokumentáciu a informovať zodpovedného URS manažéra o všetkých zásadných zmenách v systémoch alebo štruktúre spoločnosti. To zahŕňa predovšetkým zmeny súvisiace s predmetom certifikácie alebo zmeny, ktoré spôsobia vymenovanie nového zástupcu certifikovanej oblasti. Zákazník musí informovať audítorov o všetkých zmenách týkajúcich sa certifikovanej činnosti a o zmenách prijatých od posledného auditu.

Klient je povinný zaregistrovať a viesť záznamy o všetkých sťažnostiach, ktoré mu boli oznámené, pokiaľ ide o dodržiavanie požiadaviek na certifikáciu, a je povinný na požiadanie sprístupniť tieto záznamy certifikačnému orgánu. Klient by mal tiež podniknúť príslušné kroky, na základe týchto vznesených sťažností a prípadných nedostatkov zistených na produktoch, ktoré spadajú pod certifikáciu, a vyplniť príslušnú dokumentáciu, ktorá sa ich týka.

Jazyk

Pokiaľ nie je v zmluve, dodatkoch či v inej písomnej podobe odsúhlasené inak, prebieha audit v lokálnom jazyku a správa z auditu je v angličtine. Správy o nezhodách sú vždy vyplňované v jazyku anglickom i lokálnom.

Sťažnosti

V prípade, že si klient želá podať sťažnosť proti službe ponúkanej URS, mal by v prvom rade napísať správcovi schém u URS na emailovej adrese complaints@urs.holdings.

Ak si klient nami certifikovaného klienta želá podať sťažnosť proti službe certifikovaného klienta alebo akreditačným či registračným pravidlám URS, môže v prvom rade napísať na e-mailovú adresu complaints@urs.holdings.

Všetky sťažnosti budú riadne zaznamenané a preverené, všetky nápravné opatrenia, ktoré budú považované za nevyhnutné, budú sťažovateľovi oznámené v primeranom časovom horizonte. Ak by sa opatrenia považovali za nedostatočné, mal by sťažovateľ napísať na email complaints@urs.holdings k rukám nezávislej certifikačnej rady (Independent Certification Board - ICB).

Po revízii záležitosti ICB budú všetky opatrenia, ktoré budú považované za nevyhnutné, znovu oznámené sťažovateľovi. Ak vyššie uvedené opatrenia nebudú stále považovaná za uspokojivé, mal by klient adresovať svoju sťažnosť akreditačnému orgánu GMP + International https://www.gmpplus.org

Miesto plnenia

Skutočnosti nevyhnutné na vykonanie certifikačného auditu budú posúdené a zistené URS:

- Na centrále hodnotenej organizácie
- Na jednotlivých pracoviskách organizácie
- Dátumy auditov budú vždy stanovené po vzájomnej dohode URS a zákazníka
- Certifikáty budú vydané URS do 2 týždňov od dátumu audítorskej schvaľovacej správy.

Za účelom certifikačného alebo monitorovacieho auditu vyšle URS svojho zástupcu k zákazníkovi v súlade s dohodnutým audit plánom, o ktorom URS klienta uvedomí. Tieto návštevy sa konajú raz alebo dvakrát ročne a ich cieľom je overenie, či sa dodržiavajú povinnosti uložené certifikáciou. V prípade prvého monitorovacieho auditu sa návšteva nesmie konať skôr ako 12 mesiacov po dátume vydania certifikačného rozhodnutia. URS nebude zdieľať žiadne informácie týkajúce sa klienta, ktoré sú dôverné, okrem informácií, ktoré sú verejne dostupné.

Ak certifikovaná organizácia opakovane nedodrží pravidlá, môže URS pozastaviť certifikáciu alebo odstúpiť od certifikátu alebo zúžiť jeho obsah, odmietnuť vydať alebo obnoviť osvedčenie alebo rozšíriť jeho obsah. Tieto rozhodnutia a dôvody pre ne budú písomne ​​oznámené klientovi. Dôvody pozastavenia alebo odstúpenie zahŕňajú: nedodržanie nariadenia v oblastiach záväzné podľa certifikovaného štandardu (ISO 50001, GMP + FSA, ISO 28001 a iné); neustále alebo závažné porušenie certifikačných požiadaviek vrátane požiadavky na zachovanie efektivity certifikovaného systému riadenia; ochrana monitorovacieho alebo recertifikačného auditu v požadovaných intervaloch alebo na žiadosť klienta; nevyriešeniu problémov vedúce k zastaveniu do dohodnutého termínu pre recertifikáciu (ktorý by nemal presiahnuť 6 mesiacov), alebo pochybenie zdôraznené počas auditu / návštevy, alebo neuhradenie poplatkov, ktoré môže spôsobiť odstúpenie alebo obmedzenia rozsahu certifikácie.

V prípade, že chce certifikovaná organizácia alebo žiadateľ o certifikáciu podať odvolanie proti rozhodnutiu URS zástupcu, môže tak urobiť na nezávislom certifikačnom súde do 21 kalendárnych dní od doby, kedy bol žiadateľ formálne informovaný o takomto rozhodnutí. Odvolanie môže byť podané formou písomného oznámenia. Zasadnutie odvolacej komisie zostavenej v súlade s pravidlami sa bude konať do 30 kalendárnych dní od prijatia tohto oznámenia a odvolávacia strana bude informovaná o čase a mieste zasadania aspoň 7 kalendárnych dní vopred.

Ak audítori, odhadcovia alebo dodávatelia navštívia zákazníka za účelom plnenia svojich povinností, musí im klient pred začatím práce poskytnúť príslušné osobné ochranné pomôcky (OOP), školenia a pokyny. Klient je tiež povinný zabezpečiť, aby audítor, inšpektor alebo odhadca nemanipuloval s pomôckami bez dohľadu a jasných pokynov klienta.

URS nie je zodpovedné za výsledky a odporúčania počas auditov, ktoré musia byť napravené zákazníkom v porovnaní s normou, ktorá je auditovaná. URS nie je tiež zodpovedné za implementáciu vyššie uvedených zistených nápravných opatrení. Rozhodnutia, ktoré klient urobí s cieľom napraviť výsledky, sú výhradne v kompetencii klienta.

Ak URS nemôže overiť implementáciu opráv a nápravných opatrení akéhokoľvek významného nesúladu do 6 mesiacov od posledného dňa fázy 2, povedie certifikačný orgán pred odporúčanú certifikáciu ďalšej fáze 2.

Zákazník výslovne súhlasí, aby boli faktúry vystavené URS zasielané buď v písomnej, alebo elektronickej forme. Elektronickou formou sa rozumie primárne elektronická pošta, email, fax alebo verejná dátová sieť. Zákazník sa tiež zaväzuje poskytnúť URS kontaktnú emailovú adresu, na ktorú budú vydané faktúry zasielané v elektronickej podobe.

Správa z auditu a certifikát

Podľa uzatvorenej zmluvy pripraví URS po ukončení certifikačného procesu audítorskú správu, ktorú predloží klientovi. Audítorská správa bude zaslaná klientovi v elektronickej podobe na kontaktný email.

V súlade s touto zmluvou vystaví URS po predložení správy o audite a úhrade faktúry zákazníkom certifikát / certifikáty platné po dobu troch rokov odo dňa ich vydania. Na webových stránkach URS bude zobrazené klientovo meno / obchodný názov, a to počas trvania platnosti certifikátu / certifikátov.

Dĺžka trvania a ukončenie certifikačnej služby

Zmluva o poskytovaní certifikačných služieb je vždy uzatváraná na dobu určitú, čo sú tri roky odo dňa účinnosti zmluvy. Zmluva je automaticky predĺžená na ďalšie tri roky, ak jedna zo strán nedoručí druhej strane písomný nesúhlas s predĺžením zmluvy do 120 dní od dátumu ukončenia zmluvy.

V prípade, že dôjde k zmene podmienok zmluvy, musí byť zmena vykonaná písomne.

URS a zákazník sú oprávnení odstúpiť od uzatvorenej zmluvy, ak jedna zo strán poruší zmluvu zásadným spôsobom. V takom prípade môže druhá strana odstúpiť od zmluvy bez zbytočného odkladu. Zásadný znamená porušenie podmienok, o ktorom porušujúce strana vedela ešte pred uzavretím zmluvy, alebo vedela, že by druhá strana zmluvu neuzavrela, keby mohla takéto porušenie predvídať. V iných prípadoch nebude porušenie považované za zásadné. Táto skutočnosť neovplyvňuje nárok na úhradu zmluvnej pokuty.

Odstúpenie od zmluvy musí mať písomnú formu, inak je neplatné. Odstúpenie je účinné odo dňa, kedy je doručené druhej zmluvnej strane. Odstúpenie od zmluvy ruší celý záväzok od počiatku.

Ustanovenie o mlčanlivosti

So všetkými poskytnutými informáciami sa bude zaobchádzať ako s prísne dôvernými a tieto informácie nebudú bez súhlasu zákazníka prezradené inej strane, okrem certifikačného orgánu, príslušného akreditačného orgánu alebo vlastníka GMP + INTERNATIONAL štandardu.

Povinnosť mlčanlivosti sa netýka informácií, ktoré sú už vlastnené odhaľujúce stranou, sú verejne dostupné, boli získané nezávisle na stranách zapojených do zmluvného vzťahu týkajúceho sa predmetu zmluvy, alebo boli získané od tretej strany bez obmedzenia.

Informácie, ktoré nie sú považované za dôverné, sú bez ohľadu na vyššie uvedené ustanovenia informácie, ktoré:

- Sa stali verejne známymi bez vedomého zapríčinenia alebo pochybenia prijímacej strany,
- Boli legitímne vo vlastníctve prijímacej strany ešte pred uzavretím zmluvy, pokiaľ tieto informácie neboli predmetom inej skôr uzavretej zmluvy o ochrane informácií,
- Sú výsledkom činnosti, počas ktorej ju prijímacia strana nezávisle získala a môže tento fakt preukázať svojimi záznamami, alebo sa jedná o dôverné informácie tretej strany,
- Sú poskytnuté prijímacej strane po podpise tejto zmluvy treťou stranou, ktorá tieto informácie súčasne nezískala priamo alebo nepriamo od strany, ktorá je vlastná

URS zverejní na svojich webových stránkach verejne dostupné informácie o certifikovaných klientoch.

Pokiaľ zákon požaduje po certifikačnom orgáne alebo je certifikačný orgán oprávnený na základe zmluvných dohôd (ako v prípade akreditačného orgánu) odhaliť dôverné informácie, poskytne klient alebo dotknutá osoba tieto informácie URS, pokiaľ je to zákonom povolené.

Certifikačné logo; verejné použitie certifikátu a certifikačného loga jeho držiteľom / zákazníkom

Zákazník je oprávnený informovať verejnosť o skutočnosti, že výrobok, postup, služba alebo spoločnosť prešla auditom / hodnotením URS a že je oprávnená používať symbol zhody na reklamných materiáloch, ktorých sa certifikácia týka.

Zákazník musí zabezpečiť, aby informácie uvedené v promočných a reklamných materiáloch boli dostatočne jasné a uvádzali, ktorý produkt a / alebo služba je certifikovaná a ktorá naopak nie je.

Zákazník nesmie prezentovať fakt, na základe ktorého by kupujúci mohli chybne veriť, že výrobok, postup, pracovisko alebo spoločnosť je certifikovaná, hoci v skutočnosti nie je.

Spoločnosti certifikované ako GMP + sú oprávnené používať GMP + logo orgánu GMP + INTERNATIONAL. Spoločnosti certifikované v súlade s GMP + sú povinné dodržiavať podmienky stanovené orgánom GMP + INTERNATIONAL.

Zákazník bude počas vstupného auditu a udelenia certifikátu podrobne oboznámený s pravidlami a možnosťami správneho používania certifikačného loga.

Po skončení platnosti certifikátu (z akéhokoľvek dôvodu) prestane klient používať príslušné logo a všetky reklamné materiály, ktoré obsahujú logo alebo odkaz na neho. Všetky ďalšie materiály alebo dokumenty vo vlastníctve klienta, ktoré sú nevyhnutné pre vydanie certifikátu, budú zničené, ak o to požiada nezávislý certifikačný súd.

URS je oprávnené prijať príslušné opatrenia súvisiace so správnym používaním certifikátov. S prípadmi nesprávne uvedených odkazov na certifikáty alebo s certifikátmi používanými zavádzajúcim spôsobom na reklamné účely, v brožúrach atď. bude primerane zaobchádzať vrátane zákonných a nápravných opatrení alebo zverejnením daného previnenia. Zákazníci môžu informovať URS o prípadoch nesprávneho používania URS symbolov, akreditačných symbolov alebo GMP + symbolov, ktoré zaznamenajú. Ich upozornenia budú považované za dôverné.

Včasný upozorňovací systém pre GMP + certifikáciu

Na konci pochybenia pri nedodržaní stanovenej úrovne kontaminačnej látky je zákazník povinný túto skutočnosť ohlásiť svojmu certifikačnému orgánu, príslušným orgánom a GMP + INTERNATIONAL a zaslať EWS report do 12 hodín od potvrdenia kontaminácie.

Pokiaľ si zákazník praje podať odvolanie ohľadom služieb ponúkaných URS, môže tak urobiť emailom, písomne ​​alebo telefonicky. Kontaktné adresy nájdete na webových stránkach URS www.urs.holdings. Všetky reklamácie budú riadne zaznamenané a prešetrené a všetky nápravné opatrenia, ktoré sa považujú za nevyhnutné, budú oznámené sťažovateľovi v rámci primeraného časového horizontu.

Oznámenie o nesplnení certifikačných požiadaviek je vydané okrem iného z nasledujúcich dôvodov:

- Nedostatky v riadiacich systémoch vedúce k nesplneniu certifikačných požiadaviek, zistené počas vstupného auditu, monitorovacích auditov alebo iných auditov.
- Podvodné alebo nevhodné používanie certifikátu.
- Podvodné alebo nevhodné používanie loga akreditačného orgánu, certifikačného orgánu alebo GMP +.

Zákazník sa môže odvolať proti akémukoľvek rozhodnutiu URS.

V prípade, že sa chce certifikovaná organizácia alebo žiadateľ o certifikáciu odvolať proti rozhodnutiu URS zástupcu, môže tak urobiť na nezávislom certifikačného súde do 21 kalendárnych dní od doby, kedy bol žiadateľ formálne informovaný o takomto rozhodnutí. Odvolanie môže byť podané formou písomného oznámenia. Zasadnutie odvolacej komisie zostavenej v súlade s pravidlami sa bude konať do 30 kalendárnych dní od prijatia tohto oznámenia a odvolávajúca sa strana bude informovaná o čase a mieste zasadania aspoň 7 kalendárnych dní vopred.

Odvolanie sa musí spoločnosti predložiť písomne ​​k rukám zodpovedného URS manažéra do 14 dní od prijatia oznámenia o nesplnení certifikačných požiadaviek.

Všetky odvolania sú poukázané RBI (the Independent Committee Board, Nezávislý výbor). Zodpovedný manažér musí oboznámiť RBI výbor s dôkazom opodstatňujícím rozhodnutie o vydaní oznámenia o nesplnení certifikačných požiadaviek.

Zákazník môže namietať proti účasti určitých členov ICB výboru na riešení podanej sťažnosti v prípade, že spoločnosť / organizácia verí, že člen výboru nie je nestranný. Strana podávajúca odvolanie môže svoj prípad posúdiť tiež osobne na vlastné náklady.

Rozhodnutie RBI výboru je konečné a záväzné, ako pre spoločnosť, tak pre URS. Proti rozhodnutiu výboru GMP + sa nemožno odvolať. Rozhodnutie o odvolaní bude vykonané do 4 mesiacov od prijatia odvolania.

Náhrada nákladov spojených s úspešným odvolaním vedúcim k udeleniu certifikátu alebo obnove jeho platnosti bude rozhodnutá ICB výborom.

Všeobecné ustanovenia

Zmluvný vzťah medzi zmluvnými stranami nadobúda platnosť a účinnosť v deň podpisu oboma zmluvnými stranami. V tento deň sú URS a zákazník viazaní prejavmi svojej vôle. Zákazník pošle podpísanú zmluvu na emailovú adresu URS.

URS a zákazník výslovne vyhlasujú, že sa oboznámili s obsahom uzavretej zmluvy, že všetky ustanovenia v nej obsiahnuté zodpovedajú ich slobodnej vôle a že zmluva nebola uzavretá pod nátlakom, pri neskúsenosti, duševnej slabosti, stresu alebo nedbanlivosti alebo pod nátlakom alebo za nápadne nevýhodných podmienok.

URS poskytuje svoje služby na medzinárodnom trhu a je zastúpené v rôznych oblastiach svojimi oprávnenými regionálnymi zástupcami.

Regionálnym zástupcom môže byť fyzická alebo právnická osoba, ktorá sprostredkováva komunikáciu medzi URS pobočkou a zákazníkom, pomáha s priebehom certifikačného auditu a vyberá na vlastný účet poplatky menom URS súvisiace s certifikačným auditom a GMP + registráciou.

Spoločnosť URS GmbH je zodpovedná za certifikáciu klienta a rozhodnutie certifikačného auditu podľa akreditačných podmienok. Spoločnosť URS GmbH nepostúpi túto zodpovednosť tretej strane.

Ustanovenia týchto pravidiel a podmienok sa vzťahujú v rámci URS na všetkých zamestnancov, ktorí sa zúčastňujú certifikačného procesu, vrátane regionálnych zástupcov.

Súdne spory budú riešené v súlade so zákonmi Európskej únie.

Platné do 26.5.2019