Pravidlá a predpisy

Pravidlá systému, nariadenia, sťažnosti a odvolania

United Registrar of Systems (Holdings) Ltd. - (ďalej len URS) certifikačné predpisy a ďalšie predpisy o službách sú uvedené nižšie.

1. Tieto predpisy sa týkajú certifikácie členom holdingu URS.
Na účely týchto predpisov "URS Holdings" znamená akúkoľvek značku prevádzkovanú pod URS (Holdings) Ltd. Všetky pridružené značky a súvisiace spoločnosti, ako sú URS Regulation, URS Systems, URS Verification, URS People, URS Product, URS Monitoring (Inspection).

"Logo" znamená logo schválené spoločnosťou URS Holdings.

"Odvolací výbor" je výbor nezávislej certifikačnej rady URS zriadený na účely vypočutia odvolaní. Senát vymenovaný v súvislosti s každým odvolaním bude pozostávať z predsedu a najmenej dvoch členov nezávislej certifikačnej rady, z ktorých žiadny nesmie mať priamy záujem o predmet odvolania.

"Žiadateľ" znamená fyzickú osobu, právnickú osobu alebo právnickú osobu, ktorá požiadala, ale ešte jej nebol udelený certifikát pre rozsah žiadosti, či už ide o certifikáciu, inšpekciu alebo inú súvisiacu službu.

"Predstavenstvo" znamená predstavenstvo zriadené ako riadiaci orgán URS Holdings.

"Norma alebo schéma" znamená normu alebo schému, pre ktorú klient žiada o certifikáciu (napr. ISO 27001) a inšpekčné služby, ako sú sociálne audity, alebo súvisiace služby poskytované URS.

"Certifikát" znamená certifikát, ktorý uznáva, že systém riadenia, vykonaná inšpekcia, alebo poskytnuté školenie, alebo iná služba, ktorá produkuje výstup certifikátu, udelená organizácii, bola posúdená členom URS Holdings v súlade s týmito predpismi.

"Správca schém" znamená osobu, ktorú v súčasnosti vymenuje predstavenstvo so súhlasom predstavenstva, aby bola zodpovedná za oblasť, za ktorú je predstavenstvo zodpovedné. Môže existovať niekoľko správcov schém závislých od ponúkaných systémov alebo služieb.

"Registrovaná organizácia" znamená fyzickú osobu, právnickú osobu alebo právnickú osobu, ktorej člen URS Holdings udelil certifikát.

"Zdokumentovaný systém riadenia" znamená súbor dokumentov/opisov/protokolov/štandardných prevádzkových postupov/pracovných pokynov alebo iných formálnych pokynov slúžiacich na implementáciu systému organizácie, ktorý stanovuje špecifické postupy, zdroje a činnosti tejto organizácie relevantné pre dosiahnutie súladu s konkrétnou normou, špecifikáciou alebo inak špecifikovanou požiadavkou, plus v prípade potreby postupy a činnosti relevantné pre špecifické kódexy postupov.

"Usmernenie/Poznámky audítora" je dokument vypracovaný URS, priemyslom, obstarávaním a súvisiacimi záujmami, s účasťou člena URS alebo bez nej, ktorý špecifikuje požiadavky normy/schémy/požiadavky vo vzťahu ku konkrétnemu odvetviu priemyslu.

2. URS Holdings alebo ktorákoľvek z jej dcérskych spoločností je konečným orgánom, ktorý môže udeľovať osvedčenia alebo vydávať správy (t. j. overenie URS v prípade sociálnych auditov) a koná prostredníctvom správcu systémov, ktorý môže na účely hodnotenia podľa týchto predpisov z času na čas delegovať svoje funkcie, ktoré môže vymenovať alebo odvolať, ako to považuje za potrebné,  za podmienok, ktoré môže Výkonná rada z času na čas stanoviť.

3. Žiadateľ, ktorý presvedčí správcu schémy, že je schopný dodržiavať tieto predpisy a že klient vykonáva podnikateľskú činnosť v dobrej viere, a ktorý poskytne správcovi schém také záväzky, aké môže požadovať, má za podmienok stanovených v týchto predpisoch nárok na osvedčenie alebo audit, ktorý však zostáva majetkom príslušného člena URS. V prípade systému certifikácie systému manažérstva majú počiatočné certifikáty vo všeobecnosti platnosť od dátumu a dátum vypršania platnosti (pre certifikáciu systému manažérstva je obdobie zvyčajne 36 mesiacov). V takom prípade, ak organizácia nemá v úmysle obnoviť svoj certifikát, musí to písomne oznámiť správcovi schém svoj zámer neurobiť, a to najmenej dva mesiace pred dátumom vypršania platnosti certifikátu. Právo organizácie používať certifikát alebo správu, podľa okolností, nie je prenosné bez výslovného písomného súhlasu manažéra schémy.

4. Certifikovaná alebo auditovaná organizácia znamená klienta:

(i) vždy dodržiavať tieto predpisy(ii) používať príslušné logo v súlade s podmienkami definovanými pre používanie značiek a log - ako sú definované na tejto webovej stránke a v súvislosti so službou (službami) alebo produktom (produktmi), ktoré sú predmetom certifikátu, a to iba z adresy uvedenej na certifikáte alebo správe (a prípadne prílohe). (iii) Udržiavať a dokumentovať systém (ak je to vhodné) v súlade s príslušným štandardom a sprístupňovať kópie celého zdokumentovaného systému alebo jeho časti, ak by manažér schém požadoval, aby bol uložený príslušnému členovi URS na referenčné účely. (iv) Informovať príslušného člena holdingu URS o záležitostiach, ktoré môžu ovplyvniť schopnosť jeho certifikácie naďalej spĺňať požiadavky normy (noriem) používanej na certifikáciu alebo týchto certifikačných predpisov. Oznámenie musí byť okamžité (do 3 pracovných dní) a písomné, ak sú zmeny systému významné (napr. zmeny týkajúce sa právneho, obchodného, organizačného postavenia alebo vlastníctva; zmeny kľúčových riadiacich pracovníkov; zmena názvu organizácie, kontaktnej adresy a lokalít; zmeny v rozsahu činností a kategóriách výrobkov, na ktoré sa vzťahuje certifikovaný/registrovaný systém riadenia,  akákoľvek iná zmena, ktorá spôsobí, že informácie na certifikáte sú nepresné, a veľké zmeny v systéme riadenia a procesoch). Ak sú zmeny menšieho charakteru, musia sa oznámiť zástupcovi URS Holdings pri ďalšej plánovanej hodnotiacej/dozornej návšteve. (v) Prestať používať akékoľvek príslušné logo, ktoré je neprijateľné pre uvedené predpisy, a akúkoľvek formu vyhlásenia alebo odkazu na oprávnenie organizácie, ktorá má byť certifikovaná, čo by podľa názoru URS Holdings mohlo byť zavádzajúce. (vi) umožniť zástupcom príslušného člena URS Holdings prístup počas bežného pracovného času do priestorov alebo miest, v ktorých sa vykonáva práca podliehajúca auditu alebo osvedčeniu, za účelom preskúmania materiálov, postupov, procesov, metód skúšok, záznamov a systémov, alebo preukázania, že postup ukončenia vydaného osvedčenia alebo správy opísaný v predpise (v) bol vykonaný, ak je to potrebné. vii) navrhnúť na schválenie manažérovi (manažérom) schémy zástupcu manažmentu a jedného alebo viacerých zástupcov oprávnených konať v neprítomnosti hlavných nominantov (a náhradných nominantov, ak to bude potrebné), ktorí budú zodpovední za všetky záležitosti súvisiace s požiadavkami osvedčenia alebo správy, podľa okolností, a ktorí budú,  pri každej návšteve zástupcu člena URS Holdings podpíše vyhlásenie, ak o to zástupca požiada, v tom zmysle, že akékoľvek zmeny v postupoch a iných informáciách týkajúcich sa podmienok, za ktorých sa certifikát alebo správa uchováva, vrátane sťažností zákazníkov, boli oznámené príslušnému členovi URS Holdings. (viii) Po ukončení platnosti certifikátu alebo stiahnutí vydanej správy (akokoľvek určenej) okamžite prestať používať príslušné logo a všetky reklamné materiály, ktoré obsahujú logo alebo akýkoľvek odkaz naň. Okrem toho sa s akýmkoľvek iným materiálom alebo dokumentmi, ktoré má organizácia k dispozícii a ktoré obsahujú odkaz na osvedčenie, bude zaobchádzať tak, že sa vymaže, ak to vyžaduje nezávislá certifikačná rada. (ix) V prípade (vrátane akejkoľvek závažnej hrozby pre bezpečnosť, kvalitu alebo integritu certifikácie systému FSMS, akejkoľvek prírodnej/človekom spôsobenej katastrofy), že produkt alebo služba podlieha tomu, že klient je zapojený do súdneho konania súvisiaceho s poruchou uvedeného produktu alebo služby, ktorá spadá do rozsahu certifikácie/schválenia vydaného spoločnosťou URS, potom je klient povinný informovať spoločnosť URS o záležitosti a spoločnosť URS je oprávnená vykonať vyšetrovanie,  s náležitou spoluprácou príslušného klienta, ktorá môže zahŕňať mimoriadnu návštevu, ktorú je URS oprávnená účtovať za požadovanú mimoriadnu návštevu a ukončenie akýchkoľvek nápravných opatrení.

(x) Závažné situácie, v ktorých je ohrozená integrita certifikácie a/alebo keď môže byť nadácia zneuvážená. Patria sem okrem iného - verejné udalosti týkajúce sa bezpečnosti potravín (napr. verejné stiahnutia, stiahnutia, kalamity, ohniská bezpečnosti potravín atď.); opatrenia uložené regulačnými orgánmi v dôsledku problému (problémov) bezpečnosti potravín, pri ktorých sa vyžaduje dodatočné monitorovanie alebo nútené zastavenie výroby, Súdne konania, trestné stíhanie, zanedbanie starostlivosti a nedbanlivosť; a podvodné aktivity a korupcia.

(xi) Ako sa uvádza v bode vi, certifikovaný klient musí v prípade systému manažérstva absolvovať pravidelnú dohľadovú návštevu, aby si udržal svoj certifikát, zvyčajne najmenej raz ročne. Ak však dozornú návštevu nie je možné vykonať z akéhokoľvek požadovaného dôvodu, klient bude pozastavený, kým nebude možné dohodnúť návštevu. Ak sa návšteva nedohodne v primeranom časovom rámci, osvedčenie sa zruší.

(xii) Ak bude zákazník certifikovaný inými produktmi mimo akreditácie UKAS, SMMT (AITF 16949) a NABCB, napríklad v rámci akreditácie CAI, DakkS, PCA, budú sa na tento produkt vzťahovať osobitné všeobecné a špecifické podmienky certifikácie, ktoré budú zákazníkovi vždy oznámené.

Upozorňujeme, že rôzne systémy majú rôzne časové rámce, pokiaľ ide o obdobie, v ktorom sa pozastavenie spustí a/alebo zruší.

Ak máte akékoľvek pochybnosti týkajúce sa časových rámcov pre "spúšťacie dátumy", obráťte sa na miestnu kanceláriu URS.

Každé rozhodnutie prijaté spoločnosťou URS musí byť klientovi zdokumentované a každé rozhodnutie sa bude považovať za konečné s prihliadnutím na oddiel 11 nižšie.

5. Príslušný člen URS Holdings je oprávnený účtovať poplatky vo výške, ktorá sa z času na čas určí so zreteľom na jeho náklady súvisiace so správou jeho systémov: Organizácia zaplatí: i) pevný ročný poplatok alebo inú písomne dohodnutú dohodu o poplatkoch za každé udelené osvedčenie alebo vydanú správu (to bude zahŕňať náklady na dohľad,  v prípade potreby), ktoré vo všeobecnosti nie sú vratné. (ii) Dodatočné poplatky za posúdenie, dohľad, opätovné vydanie alebo schválenie osvedčenia alebo vydanie správy a správu, ktoré rada z času na čas určí ako spravodlivé a primerané. (iii) Poplatok za konečné posúdenie po ukončení certifikátu alebo stiahnutí správy, bez ohľadu na to, ak takéto posúdenie vyžaduje certifikačná komisia. (iv) (a) Akékoľvek dodatočné náklady, ktoré vzniknú členovi URS Holdings v dôsledku nedodržiavania týchto predpisov certifikovanými organizáciami. (iv) (b) Hoci je politikou Skupiny ponúkať konkurenčné poplatky, klienti, ktorí zrušia vopred dohodnuté návštevy bez primeraného upozornenia (menej ako 7 pracovných dní), si môžu vynútiť výber poplatku za takéto zrušenie, keďže cestovné služby a ubytovanie mohli byť rezervované za účelom poskytnutia ekonomickej cesty, ktorú má audítor uskutočniť na uhradenie nákladov,  a teda poplatky na realistickej úrovni. Okrem toho sa situácia môže zhoršiť, keď sa na audítorské úlohy využívajú subdodávateľskí audítori. Vzhľadom na vyššie uvedené sa klienti nepochybne vyhnú takýmto požiadavkám a plne porozumejú vyššie uvedeným zásadám a ocenia, že akékoľvek oznámenie o zrušení by malo byť zaslané písomne miestnemu úradu. (v) Cestovné výdavky, podľa potreby, a súvisiace s certifikačnými činnosťami. (vi) Všetky poplatky môžu byť splatné pred činnosťou, na ktorú sa vzťahujú, t. j. poplatok za žiadosť pred preskúmaním dokumentov; Poplatok za posúdenie pred posúdením: a ročný poplatok za dohľad pred sledovaním, s výnimkou prípadov, keď sa používa metóda nepretržitej platby, napr. Trvalý príkaz alebo iné opatrenia boli schválené príslušným členom URS Holdings. Nezaplatenie by mohlo mať za následok oneskorené činnosti dohľadu alebo recertifikacie, čo by ohrozilo certifikáciu. Spoločnosť URS Holdings bude posielať upomienky na platby, kým nezaplatenie nezabráni činnosti dohľadu alebo recertifikačnej činnosti, po čom bude certifikát pozastavený alebo odobratý (pozri bod 14 nižšie).

(vii) Certifikát a audítorská správa sú majetkom URS. URS je oprávnený zmeniť/aktualizovať/pridať/vymazať akýkoľvek obsah certifikátu a správy o audite iba vtedy, ak sa URS zistí, že je to opodstatnené. Certifikáty vydané URS zostávajú majetkom URS a na požiadanie sa musia vrátiť.

Poznámka: Pre FSSC 22000 - Ak sa certifikovaná organizácia presťahuje na iné miesto, musí sa vykonať aspoň audit fázy 2, ktorého výsledkom je začiatok nového 3-ročného certifikačného cyklu.

 

6. Kritériá na udelenie certifikácie:

URS môže klientovi udeliť a vydať certifikát podľa nasledujúcich kritérií:

1. Klient má zdokumentovaný systém manažérstva, ktorý je v súlade s rozsahom jeho certifikácie a spĺňa požiadavky platnej normy systému manažérstva.
2. Klient absolvoval aspoň jeden cyklus interného auditu a manažérskej revízie systému manažérstva. Audítori URS sa považovali za účinné interný audit aj preskúmanie manažmentu
3. Klient prešiel auditom fázy 1 a fázy 2 uspokojivo a odporúčanie audítorského tímu je priaznivé.
4. Klient zaplatil všetky poplatky.

 

7. Kritériá pre odmietnutie certifikácie:

URS môže odmietnuť certifikáciu klientovi za nasledujúcich okolností:

1. Klient nemá zdokumentovaný systém manažérstva, ktorý je v súlade s rozsahom jeho certifikácie a nespĺňa požiadavky platnej normy systému manažérstva
2. Klient nezaviedol systém manažérstva a neabsolvoval aspoň jeden cyklus interného auditu a manažérskej revízie zavedeného systému manažérstva.
3. Klient neprešiel auditom fázy 1 a fázy 2 uspokojivo a odporúčanie audítorského tímu nie je priaznivé.
4. Klient nezaplatil všetky poplatky.
5. Ak audítor upozorní na nezhodu a URS ju považuje za oprávnenú podľa štandardných požiadaviek, klient však nesúhlasí s prijatím nezhody.

 

8. Kritériá pre udržanie certifikácií:

Certifikácia sa uchováva po dobu 3 rokov za nasledujúcich podmienok.

1. Dozorné audity sa vykonávajú podľa plánu a klient preukázal, že naďalej spĺňa požiadavky normy systému manažérstva.
2. Všetky nezhody zistené počas predchádzajúceho dohľadu sa uzavrú v dohodnutom časovom rámci a URS identifikuje a akceptuje nápravné a nápravné opatrenia pre nezrovnalosti zistené počas súčasného auditu.
3. Interný audit a preskúmania manažmentu sa vykonávajú podľa plánu a nie sú riešené žiadne problémy.
4. Všetky neuhradené záväzky voči URS sú zaplatené

 

9. Pozastavenie, odobratie alebo obmedzenie rozsahu certifikácie:

a) Pozastavenie

URS pozastaví certifikáciu v prípadoch, keď

• Certifikovaný systém manažérstva klienta trvalo alebo závažne nespĺňa certifikačné požiadavky, vrátane požiadaviek na účinnosť systému manažérstva.
• Klient neumožňuje vykonávanie dozorných a recertifikačných auditov v požadovaných frekvenciách.
• Zbožné želanie zneužitie loga a odkaz na certifikáciu.
• Nedodržanie predloženia nápravných opatrení, ako je uvedené v časti 2.4 dohody.
• Dobrovoľne požiadal o pozastavenie
• Neplatenie poplatkov URS

 

Pozastavenie trvá najviac šesť mesiacov a pozastavený status klienta sa zverejní. Počas tohto obdobia je certifikácia systému manažérstva klienta dočasne neplatná a klient je povinný prestať používať logo alebo akýkoľvek odkaz na certifikáciu v reklamnej oblasti.

(b) Odstúpenie/ukončenie

URS môže odstúpiť/ukončiť certifikačnú zmluvu za nasledujúcich okolností:

1. Klient neumožňuje vykonávanie dozorných a recertifikačných auditov v požadovaných frekvenciách.
2. Ak klient nevyrieši otázku pozastavenia do šiestich mesiacov, bude mať za následok odobratie certifikácie.
3. Ďalší dôvod, ako je veľká právna sťažnosť, spoločnosť zapojená do nekalých praktík.
4. URS stráca akreditáciu.
5. Neplatenie poplatkov za dohľad alebo recertifikačnú činnosť.
6. Klient dobrovoľne požiadal o výber.

 

10. Obmedzenie rozsahu certifikácie

URS rozhodne o obmedzení rozsahu certifikácie klienta vylúčením častí, ktoré nespĺňajú požiadavky, ak klient trvalo a vážne nespĺňa certifikačné požiadavky pre tieto časti rozsahu certifikácie. Takéto výnimky musia byť v súlade s certifikačnou normou.

11. Člen URS Holdings:

(i) Vyslať zástupcu do registrovanej organizácie v súlade s dohodnutým programom dohľadu (alebo vymenovať hodnotiteľa na posudzovanie dokumentov a záznamov v určenej kancelárii URS Holdings), ktorý bude informovaný klientovi (tieto návštevy sú zvyčajne raz alebo dvakrát ročne) za účelom overenia, či sa plnia povinnosti uložené certifikačnými pravidlami. Upozorňujeme, že v prípade 1. auditu dohľadu nesmie návšteva presiahnuť 12 mesiacov od dátumu auditu druhej fázy (OA1). (ii) oznámiť registrovanej organizácii akékoľvek zmeny v platných usmerneniach, normách alebo certifikačných pravidlách/predpisoch a poskytnúť organizácii čas, ktorý je podľa názoru nezávislej certifikačnej rady primeraný na úpravu svojich procesov a príslušných postupov tak, aby spĺňali revidované požiadavky. (iii) Nezverejňovať žiadne informácie týkajúce sa registrovanej organizácie, ktoré sú dôvernej povahy, okrem informácií, ktoré sú verejne dostupné. (iv) Informovať registrovanú organizáciu o sťažnostiach zákazníkov týkajúcich sa súladu produktu, procesu alebo služby registrovanej organizácie.

12. Ak registrovaná organizácia dočasne nie je schopná splniť požiadavky týchto predpisov, člen URS Holdings bude požadovať od registrovanej organizácie, aby prestala používať logo a/alebo akékoľvek tvrdenie, že je registrovanou organizáciou s okamžitou platnosťou, kým sa nepresvedčí, že podmienky certifikácie sú opäť splnené, alebo kým nebude známy výsledok akéhokoľvek odvolania podľa predpisu 12.

13. V prípade, že organizácia registrovaná v IATF 16949 už nedodáva predplatiteľovi IATF 16949, správca schém musí byť písomne informovaný do 20 pracovných dní, kde budú registrácie stiahnuté (ale nie ISO 9000). Okrem toho tie spoločnosti, ktoré sú auditované a registrované podľa normy ISO 14001, musia informovať príslušný regulačný orgán alebo orgány (vrátane príslušného člena URS Holdings) o akomkoľvek známom porušení predpisov/právnych predpisov týkajúcich sa certifikovaného environmentálneho systému. Podobne tie spoločnosti, ktoré sú auditované a registrované v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia, musia informovať príslušný regulačný orgán alebo orgány (vrátane príslušného člena URS Holdings) o každom známom porušení predpisov/právnych predpisov týkajúcich sa certifikovaného systému.

14. Ak registrovaná organizácia nedodrží tieto predpisy, člen URS Holdings môže, s výhradou ustanovení predpisu 12, podľa potreby: (i) pozastaviť alebo zrušiť osvedčenie alebo obmedziť jeho rozsah pôsobnosti, (ii) odmietnuť udeliť alebo obnoviť certifikát alebo rozšíriť jeho rozsah. Takéto rozhodnutia a ich dôvody sa písomne oznámia registrovanej organizácii. Dôvody pozastavenia/stiahnutia zahŕňajú: nedodržanie týchto predpisov; pretrvávajúce alebo závažné neplnenie požiadaviek na certifikáciu vrátane požiadavky na zachovanie účinnosti certifikovaného systému manažérstva; neumožnenie vykonávania dozorných alebo recertifikačných auditov v požadovanej frekvencii; a žiadosť klienta. Ak sa nevyriešia problémy, ktoré vedú k pozastaveniu alebo sú zdôraznené počas auditov/návštev/sťažností v dohodnutom časovom rámci (nepresahujúcom 6 mesiacov), nezaplatenie poplatkov, bude mať za následok zrušenie alebo zníženie rozsahu certifikácie.

15. URS Holdings môže podľa vlastného uváženia a v súlade s článkom 12 zrušiť alebo odmietnuť vydať alebo obnoviť osvedčenie, ak registrovaná organizácia podlieha konkurznému zákonu alebo uzavrie akékoľvek dohody alebo vyrovnanie so svojimi veriteľmi, alebo vstúpi do likvidácie, či už povinnej alebo dobrovoľnej (ale bez likvidácie na účely rekonštrukcie),  alebo má vymenovaný správcu svojej podnikateľskej činnosti, alebo je odsúdený za trestný čin, ktorý má tendenciu zdiskreditovať povesť registrovanej organizácie a dobrú vieru ako obchodníka. Takéto rozhodnutia a ich dôvody sa písomne oznámia registrovanej organizácii.

16. V prípade, že sa registrovaná organizácia alebo žiadateľ chce odvolať proti akémukoľvek rozhodnutiu manažéra systémov URS Holdings, audítora, nezávislej certifikačnej rady (ICB) podľa týchto predpisov, musí to urobiť do 21 dní od oficiálneho informovania o takomto rozhodnutí a písomne oznámiť nezávislej certifikačnej rade svoje želanie odvolať sa proti tomuto rozhodnutiu.

Zasadnutie odvolacieho výboru zriadeného v súlade s predpismi sa uskutoční do 30 dní od prijatia takéhoto oznámenia a odvolateľ musí byť informovaný o čase a mieste takéhoto zasadnutia najmenej 7 dní vopred. Predseda ICB musí zvolať odvolaciu komisiu, ktorá bude pozostávať z najmenej 3 členov ICB a musí vylúčiť úradníkov URS. Členovia výboru nesmú mať žiadny kontakt s odvolateľom a musia byť vyjadrené akékoľvek záujmy.  Žiadny člen so záujmom nemôže sedieť vo výbore.

Odvolateľ bude informovaný o zložení odvolacieho výboru v súvislosti s jednotlivou kandidatúrou a bude mať možnosť namietať proti ktorémukoľvek členovi výboru. Takéto námietky musia byť písomne oznámené správcovi schém a odvolací výbor bude riadne obnovený, ak bude schválený.

Rozhodnutie o správcoch systémov zostáva v platnosti až do akéhokoľvek zasadnutia odvolacieho výboru. Na takomto stretnutí majú odvolateľ aj správca schém právo byť dôverne vypočutí. Rozhodnutie väčšiny odvolacieho výboru vyhlásené jeho predsedom je konečné.

Rozhodnutie a následné opatrenia schválené predsedom ICB nebudú mať za následok žiadne diskriminačné konanie.

17. Ak chce klient alebo iná tretia strana podať sťažnosť alebo poskytnúť nepriaznivú spätnú väzbu na službu ponúkanú ktorýmkoľvek členom URS Holdings, môže v prvom rade napísať správcovi schém v príslušnom ústredí člena URS Holdings. Kontaktné adresy nájdete na webovej stránke URS Holdings na adrese www.urs-holdings.com.

Každý úradník, zamestnanec alebo dodávateľ ktoréhokoľvek člena URS Holdings, ktorý dostane alebo sa dozvie o sťažnosti alebo nepriaznivej spätnej väzbe proti službe ponúkanej ktorýmkoľvek členom URS Holdings, by mal okamžite informovať vedúceho miestnej kancelárie, aby sa zabezpečilo dodržiavanie správneho postupu.

Všetky sťažnosti sa riadne zaznamenajú a preskúmajú, všetky nápravné opatrenia, ktoré sa považujú za potrebné, sa oznámia sťažovateľovi v primeranom časovom rámci. Ak sa opatrenie nepovažuje za dostatočné, sťažovateľ by mal napísať ústrediu, ale korešpondenciu by mal upozorniť na nezávislú certifikačnú radu (ICB).

Po preskúmaní záležitosti medzinárodnými kontrolnými orgánmi sa všetky opatrenia, ktoré sa považujú za potrebné, opäť oznámia sťažovateľovi. Ak sa vyššie uvedené opatrenie stále nepovažuje za uspokojivé, sťažovateľ by mal svoje obavy adresovať príslušnému členskému akreditačnému orgánu URS Holdings (napr. UKAS, SMMT (pre IATF 16949), NABCB atď.). Odkazy na akreditačné orgány sú dostupné na členských stránkach URS Holdings - https://urs-holdings.com/accreditations.

Poznámka: Odvolací výbor a všetci úradníci, zamestnanci a dodávatelia ktoréhokoľvek člena spoločnosti URS Holdings sa budú kedykoľvek vyjadrovať a reagovať na sťažnosti a nepriaznivú spätnú väzbu z akéhokoľvek zdroja so zdvorilosťou, a to aj počas vypočúvania alebo (ak je to výsledok jeho spravodlivého posúdenia) rozhodovania proti akýmkoľvek sťažnostiam alebo spätnej väzbe.

Pri vybavovaní sťažností a nepriaznivej spätnej väzby sa dodržiava náležitá dôvernosť a konštruktívne názory. URS berie na vedomie, že pri poskytovaní nepriaznivej spätnej väzby (aj keď nie vo forme formálnej sťažnosti a sťažnosti), osoba alebo organizácia poskytuje ochranné zverejnenie informácií (môže chcieť konať ako oznamovateľ), zachováva sa úplná dôvernosť, najmä pokiaľ ide o totožnosť osoby, ktorá takéto zverejnenie zverejnila.

18. S cieľom zabezpečiť nestrannosť a nezávislosť v činnostiach skupiny URS sa zriaďuje nezávislá certifikačná rada alebo výbor pre nestrannosť (ICB). Ďalej zabezpečuje, aby všetky prijaté sťažnosti na URS alebo jej zákazníkov alebo akékoľvek odvolanie boli plne vyšetrené a boli prijaté príslušné nápravné opatrenia.

Členstvo v ICB je navrhnuté tak, aby predstavovalo rovnováhu záujmov, na ktoré sa vzťahujú aktivity URS, medzi ktoré patria, ale nie sú obmedzené na; v sektore zdravotnej starostlivosti. Spotrebitelia, napr. obchodné normy, automobilový priemysel, osoba s environmentálnymi aspektmi, ISMS, letectvo, zdravie a bezpečnosť, potravinársky sektor, certifikačné činnosti výrobkov, energetický manažment, boj proti úplatkárstvu. Riaditelia skupiny URS nemajú hlasovacie právo.

19. ICB môže tieto predpisy z času na čas zmeniť. Žiadne takéto zmeny neovplyvnia právo akejkoľvek registrovanej organizácie používať príslušné logo alebo tvrdiť, že je zaregistrovaná podľa týchto predpisov, pokiaľ alebo kým nebude písomne informovaná o takýchto zmenách príslušným členom URS Holdings, ktorý oznámi registrovanej organizácii dátum, do ktorého musí splniť zmenené predpisy,  ktoré zvyčajne nesmú byť kratšie ako šesť mesiacov odo dňa oznámenia zmeny.

20. Nasledujúce informácie sú sprístupnené verejnosti na príslušnej prevádzkovej adrese členov URS Holdings, ktorá sa zverejní:

i) Zoznam registrovaných organizácií

ii) Pozastavené a odobraté certifikácie

iii) Postup vybavovania sťažností a odvolaní.

Na účely kontroly organizácie s cieľom zistiť, či je držiteľom platného certifikátu, má široká verejnosť prístup na webovú stránku URS Holdings.

21. Každé oznámenie podľa týchto predpisov musí byť písomné a podpísané stranou, ktorá ho podáva, alebo v jej mene, a môže byť doručené zanechaním alebo zaslaním vopred zaplatenou doporučenou zásielkou alebo doporučenou poštou v prípade člena URS Holdings alebo registrovanej organizácie na jeho adrese alebo z nej (prípadne registrované sídlo).

Každé oznámenie takto doručené poštou sa (pokiaľ sa nepreukáže opak) považuje za doručené 48 hodín od okamihu odoslania; a na preukázanie takéhoto doručenia postačuje preukázať, že oznámenie bolo riadne adresované a vyvesené v súlade s týmto nariadením.

22. Ako akreditovaný registrátor si príslušné akreditačné orgány a/alebo vlastníci schém vyhradzujú právo vykonávať audity našich audítorov, hodnotiteľov alebo inšpektorov za prítomnosti svedkov, preto si musíte byť vedomí toho, že ako registrovaný klient môžu v prípade niektorých systémov, noriem existovať prípady, keď audítora, hodnotiteľa alebo inšpektora bude sprevádzať audítor (audítori) z príslušného akreditačného orgánu. Ako registrovaný klient ste povinní umožniť audítorovi (audítorom) akreditačného orgánu vykonať audit na vašom webe.

V prípade určitých schém, ako je IATF 16949, je registrovaný klient tiež povinný, ak je to potrebné, poskytnúť právo na prístup zástupcovi alebo delegátovi IATF, Okrem toho pravidlá IATF stanovujú, že ŽIADNY konzultant nesmie byť prítomný počas auditu vykonávaného certifikačným orgánom alebo zástupcom alebo delegátom IATF.

Systém pre letectvo a kozmonautiku (AS 91XX)* má najmä osobitné požiadavky na prístupové práva, ktoré sa vzťahujú na členov IAQG a regulačné agentúry, ktoré sa zúčastňujú na akreditačnom orgáne alebo dokonca nezávisle. Práva na prístup sa musia udeliť aj záznamom a zariadeniam. Je to potrebné na splnenie rezolúcie IAQG #136. (Poznámka - Klienti AQMS sú tiež povinní poskytnúť kópie audítorských správ a súvisiacich dokumentov svojim klientom alebo potenciálnym klientom na požiadanie, pokiaľ nie je možné poskytnúť odôvodnenie, napr.: Konflikt záujmov). Podľa pravidiel systému tieto práva zahŕňajú aj členov IAQG a regulačné agentúry, možnosť navštíviť a vykonať audit schváleného certifikačného orgánu (URS).

23. Požiadavky na certifikáciu výrobkov podľa (ISO 17065).

Nasledujúce podmienky sa vzťahujú aj na každého klienta certifikovaného spoločnosťou URS Products Limited. (tieto podmienky dopĺňajú vyššie uvedené);

a) Klient vždy spĺňa certifikačné požiadavky, vrátane vykonávania príslušných zmien pri ich oznamovaní certifikačným orgánom.

b) ak sa certifikácia vzťahuje na prebiehajúcu výrobu, certifikovaný výrobok naďalej spĺňa požiadavky na výrobok.

c) klient urobí všetky potrebné opatrenia o:

1. vykonávanie hodnotenia a dohľadu (ak sa vyžaduje) vrátane zabezpečenia preskúmania dokumentácie a záznamov a prístupu k príslušnému zariadeniu, miestu (miestam), oblastiam (oblastiam), personálu a subdodávateľom klienta;
2. vyšetrovanie sťažností;
3. účasť pozorovateľov, ak je to vhodné;

d) klient uplatňuje nároky týkajúce sa certifikácie v súlade s rozsahom certifikácie

e) Klient nevyužíva certifikáciu svojho výrobku takým spôsobom, ktorý by poškodil povesť certifikačného orgánu a nerobí žiadne vyhlásenie týkajúce sa certifikácie výrobku, ktoré by certifikačný orgán mohol považovať za zavádzajúce alebo neoprávnené.

f) Po pozastavení, odobratí alebo ukončení certifikácie klient prestane používať všetky reklamné materiály, ktoré na ne odkazujú, a podnikne kroky požadované certifikačnou schémou (napr. vrátenie certifikačných dokumentov) a prijme akékoľvek iné požadované opatrenia.

g) Ak klient poskytne kópie certifikačných dokumentov iným osobám, dokumenty sa reprodukujú v plnom rozsahu alebo tak, ako je uvedené v certifikačnej schéme.

h) pri odkazovaní na certifikáciu výrobkov v komunikačných médiách, ako sú dokumenty, brožúry alebo reklama, klient spĺňa požiadavky certifikačného orgánu alebo požiadavky uvedené v certifikačnej schéme.

i) klient spĺňa všetky požiadavky, ktoré môžu byť predpísané v certifikačnej schéme týkajúcej sa používania značiek zhody a informácií týkajúcich sa výrobku;

POZNÁMKA Pozrite si tiež ISO/IEC 17030, ISO/IEC Guide 23 a ISO Guide 27.

j) klient vedie záznamy o všetkých sťažnostiach, ktoré mu boli oznámené v súvislosti s dodržiavaním certifikačných požiadaviek, a na požiadanie sprístupní tieto záznamy certifikačnému orgánu a

1. prijíma primerané opatrenia v súvislosti s takýmito sťažnosťami a akýmikoľvek nedostatkami zistenými vo výrobkoch, ktoré ovplyvňujú súlad s požiadavkami na certifikáciu;
2. dokumentuje prijaté opatrenia.

POZNÁMKA Overenie položky j) certifikačným orgánom môže byť špecifikované v certifikačnej schéme.

k) Klient bezodkladne informuje certifikačný orgán o zmenách, ktoré môžu ovplyvniť jeho schopnosť vyhovieť certifikačným požiadavkám.

POZNÁMKA Príklady zmien môžu zahŕňať:

• právne, obchodné, organizačné postavenie alebo vlastníctvo,
• Organizácia a riadenie (e.g. key riadiaci, rozhodovací alebo technickí pracovníci),
• Úpravy produktu alebo spôsobu výroby.

Poznámka: Klient súhlasí s poskytnutím podrobností o dňoch výpadku (miestne sviatky/odstávky, počas ktorých procesy klienta nie sú v prevádzke) a tiež súhlasí s tým, že okamžite informuje URS, ak dôjde k akejkoľvek zmene v už deklarovaných/informovaných dňoch výpadku.

V prípade organizácie s viacerými pracoviskami preberá centrálna funkcia zodpovednosť za koordináciu, riešenie a odstraňovanie nezhôd vyvolaných na úrovni pracoviska v spojení s príslušnými pracoviskami. Ak centrálna funkcia alebo ktorákoľvek z lokalít nespĺňa požiadavky systému, bude mať za následok, že celá organizácia vrátane centrálnej funkcie a všetkých lokalít nezíska certifikáciu. Ak bola certifikácia zavedená už predtým, začne sa tým proces CB na pozastavenie alebo zrušenie certifikácie.

Obmedzenia zodpovednosti

Zatiaľ čo spoločnosť URS Holdings má poistné krytie na zabezpečenie záväzkov, v prípade zlyhania služby je krytie záväzkov založené na nasledujúcich podmienkach prijatých spoločnosťou URS Holdings (ktorá sa vzťahuje na akúkoľvek značku spoločnosti URS Holdings, ako je uvedené v službách ponúkaných na tejto webovej stránke a obmedzené na služby uvedené a kancelárie uvedené na uvedenej webovej stránke) Zákazník a klient.

Prijatie obmedzení zodpovednosti je ďalej implikované vyhláseniami na tejto webovej stránke, vrátane odmietnutia zodpovednosti, pravidiel a predpisov, používania značiek a akýchkoľvek zmluvných podmienok.

Poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú pri výkone povolania sa líši od služby k službe a spoločnosť URS Holdings obmedzuje svoju zodpovednosť na základe určitých zásad, ktoré dodržiavajú naši zákazníci a klienti v závislosti od zmluvnej služby, a to tak, že:

1. Každý audítor, inšpektor, hodnotiteľ spoločnosti URS Holdings (či už trvalo zamestnaný alebo konajúci ako subdodávateľ) pre zákazníka alebo priestory klienta alebo zákazníkov zákazníka alebo dodávateľa spoločnosti URS Holdings má príslušné poistenie na krytie uvedeného audítora, inšpektora alebo hodnotiteľa spoločnosti URS Holdings.

2. Ak je potrebná preprava do a od Zákazníka, Klienta alebo zákazníka alebo dodávateľa k Zákazníkovi URS Holdings a takúto prepravu vykonáva audítor, inšpektor alebo hodnotiteľ URS Holdings (či už trvalo zamestnaný alebo konajúci ako subdodávateľ), potom Zákazník, Klient, zákazník pre Zákazníka URS Holdings bude mať príslušné poistné krytie,  alebo dodávateľa.

3. Ak audítori, inšpektori, hodnotitelia navštívia klienta alebo zákazníka alebo dodávateľa klienta, aby si plnili svoje povinnosti, zákazník musí poskytnúť príslušné osobné ochranné prostriedky (OOP) a poskytnúť primerané školenie a inštrukcie pred začatím práce. Ďalej zákazník NESMIE dovoliť audítorovi, inšpektorovi, hodnotiteľovi manipulovať so zariadením bez výslovného dohľadu a pokynov.

4. Certifikácia systému - Zistenia, ktoré musia byť opravené podľa štandardu, ktorý je predmetom auditu, URS Holdings nebude zodpovedný za určenie uvedeného nápravného opatrenia a implementácie. Rozhodnutie o tom, čo je potrebné na nápravu nálezu, je výlučne v kompetencii Zákazníka alebo Klienta.

5. Certifikácia osôb - Ako je uvedené v bode (4) vyššie, ale v niektorých prípadoch, najmä v prípade schémy FLAME, budú poskytnuté odporúčania na nápravu zistenia. Je povinnosťou zákazníka takéto odporúčania preštudovať a ak má zákazník obavy týkajúce sa uvedeného odporúčania, vyzývame ho, aby pred akoukoľvek takouto implementáciou kontaktoval centrálu spoločnosti URS Holdings a požiadal ho o názor.

6. Produkt – ako v bode (5) vyššie, ale okrem toho môžu existovať špecifické požiadavky uvedené v zmluve alebo regulačné požiadavky podľa požiadaviek príslušného orgánu.

7. Inšpekcia - Ako v bode (5) vyššie, ale okrem toho môžu byť v zmluve uvedené špecifické požiadavky spolu s dodatočnými požiadavkami na poistenie PI.

Rozsah poistenia zodpovednosti za škodu a zodpovednosť za škodu spôsobenú pri výkone povolania závisí od ponúkanej značky/služby. Podrobnosti o rozsahu a výške krytia týkajúce sa poistenia môžete získať kontaktovaním ústredia holdingu - pozrite si kancelárie na tejto webovej stránke a vyberte Celosvetovo.

Klientovi URS Holdings pripomíname, že ak je takéto poistné krytie dôležité pre poskytovanie služieb pre nich, s ohľadom na limity zodpovednosti, potom sú vítané otázky adresované ústrediu, aby sa uistili, že krytie je primerané.

*Špecifické dodatočné požiadavky na AS

9.1 Všeobecné požiadavky (EN 9104-001)

9.1.1 Organizácie certifikované AQMS musia spĺňať požiadavky tejto normy. Problém alebo nezhoda, ktorá môže ovplyvniť integritu certifikácie, môže byť príčinou zrušenia aplikácie alebo pozastavenia alebo odobratia certifikátu.

9.1.2 Organizácie s certifikáciou AQMS, ktorým bola pozastavená certifikácia štandardu AQMS, musia poskytnúť oznámenie svojim zákazníkom s ASD (ak sú známe) do 15 dní od pozastavenia.

POZNÁMKA: Organizácie by mali tiež poskytnúť oznámenie, keď je ich certifikácia odobratá.

9.1.3 Organizácie certifikované v rámci AQMS musia podporovať činnosti dohľadu nad schémami ICOP s cieľom potvrdiť účinnosť procesu auditu certifikačných orgánov (odkaz EN 9104-002).

9.1.4. Organizácie certifikované v rámci systému AQMS umožnia certifikačným orgánom zverejňovať verejné údaje (napr. informácie o certifikácii AQMS a jej stave) a neverejné údaje (napr. výsledky auditu, výsledky hodnotenia, nezhody, nápravné opatrenia, bodovanie) v databáze OASIS.

9.1.5 Organizácie certifikované AQMS musia pred vstupom do databázy OASIS identifikovať, kedy je potrebné vynechať informácie, ktoré sú chránené alebo podliehajú obmedzeniam, zo správy o audite.

9.1.6. Organizácie certifikované v systéme AQMS vymenujú a udržiavajú správcu databázy OASIS, ktorý je zodpovedný za:

a) správa žiadostí o prístup zákazníkov k údajom certifikačného auditu v databáze OASIS;

b) poskytnutie e-mailovej adresy (administrátorov) databázy OASIS organizácie;

c) poskytnutie kontaktných údajov organizácie, telefónu, e-mailovej adresy a webovej stránky, podľa potreby;

d) poskytovanie prístupu a prideľovanie rolí/oprávnení iným používateľom v rámci organizácie; a

e) správa generovanej alebo prijatej spätnej väzby z databázy OASIS.

9.1.7 Organizácie s certifikáciou AQMS podporujú proces auditu CB AQMS priamym zadávaním údajov do databázy OASIS vrátane online riadenia nápravných opatrení.

9.1.8 Organizácie s certifikáciou AQMS buď poskytnú elektronický prístup k údajom o výsledkoch auditu obsiahnutým v databáze OASIS, alebo na požiadanie stiahnu a distribuujú údaje o výsledkoch auditu svojim zákazníkom a regulačným orgánom s ASD, pokiaľ nie je možné poskytnúť odôvodnenie (napr. hospodárska súťaž, dôvernosť, konflikt záujmov).

POZNÁMKA 1 Organizácie s certifikáciou AQMS by sa mali zaoberať špecifickými požiadavkami zákazníkov s ohľadom na prístup do databázy OASIS.

POZNÁMKA 2 Organizácie s certifikáciou AQMS majú možnosť sprístupniť informácie všetkým používateľom databázy OASIS.

9.1.9 Organizácie s certifikáciou AQMS musia spolupracovať s certifikačným orgánom na vyriešení akýchkoľvek problémov týkajúcich sa obmedzení prístupu organizácie (napr. vyriešiť obmedzením rozsahu certifikácie).

9.1.10 Organizácie s certifikáciou AQMS poskytnú údaje požadované touto normou svojmu certifikačnému orgánu pred počiatočnými, dozornými a recertifikačnými auditmi na dokončenie analýzy OCAP.

POZNÁMKA Neposkytnutie presných a včasných údajov môže mať za následok vydanie nezhody certifikačným orgánom a/alebo zabránenie certifikácii.